Mengelola sebuah perusahaan transportasi atau logistik pastinya merupakan suatu hal yang sangat menantang. Selain karena industri ini memerlukan biaya operasional yang sangat tinggi, prosesnya pun memakan waktu yang lama pula. Apalagi ketika seluruh dunia sudah berpindah haluan ke era globalisasi dengan pertumbuhan e-commerce yang begitu masif, membuat persaingan menjadi makin ketat. Seluruh penyedia jasa transportasi berlomba dalam menyajikan pelayanan yang efisien serta mampu menjawab tantangan pasar.
Lantas bagaimana cara Anda menyikapi hal tersebut? Tentu Anda tidak mau didahului oleh kompetitor-kompetitor Anda bukan? Jika saat ini Anda sedang berpikir bagaimana cara meningkatkan kualitas pelayanan dari segi internal, maka salah satu solusinya adalah dengan meng-upgrade teknologi yang dipakai. Salah satunya yaitu dengan mengadaptasi Transportation Management System (TMS).
Nah, bagi Anda yang masih ragu untuk bertransisi menggunakan TMS, berikut McEasy rangkum 5 pertimbangan yang perlu Anda tahu sebelum beralih pada TMS.
Daftar Isi
TMS Dapat Mengoptimalkan Proses Pengadaan
Dalam sebuah perusahaan, proses pengadaan barang atau procurement merupakan proses yang sangat krusial. Pihak-pihak yang bekerja pada divisi ini bertanggung jawab memenuhi kebutuhan perusahaan agar dapat menjalankan aktivitasnya. Kehadiran TMS mampu mengoptimalkan proses ini dengan cara memetakan skema pengiriman yang paling efisien menggunakan parameter tertentu.
Parameter yang digunakan antara lain adalah perkiraan jumlah biaya, jumlah pemberhentian kendaraan, jarak dan waktu tempuh suatu rute, kepadatan lalu lintas, hingga kondisi terkini dari kendaraan operasional. Dengan mengacu pada parameter-parameter di atas, perusahaan bisa melakukan prediksi berapa persentase ketepatan pengiriman barang pada setiap armada.
Selain itu, TMS juga mampu membantu Anda dalam melakukan peninjauan kembali terhadap histori pemesanan sebelumnya. Hal ini penting untuk mengetahui pola ataupun untuk melihat tren. Jika tim Anda mampu memahami pola dan tren konsumen, maka perusahaan Anda akan diuntungkan karena Anda bersama tim bisa menyusun strategi yang tepat untuk memenangkan persaingan di pasar.
TMS Dapat Menjadi Sumber Data yang Reliabel
Banyak klien McEasy yang berkomentar bahwa benefit yang paling mereka rasakan dari penggunaan TMS adalah limpahan insight-nya. Bagaimana tidak? TMS bak sebuah bank data yang selalu memonitor, mencatat, serta merekapitulasi hampir seluruh kegiatan operasional pada perusahan Anda, mulai dari kondisi kendaraan hingga proses pembukuan.
Tidak bisa dipungkiri lagi bahwa ketersediaan database yang terpusat, reliabel, dan up-to-date merupakan tonggak bagi perusahaan mana pun. Dengan TMS, Anda dapat mengakses berbagai data, seperti rute dari setiap armada, kondisi bahan bakar kendaraan, jadwal perawatan kendaraan, jumlah penumpang, profil driver, kontrak kerja klien, dan lain sebagainya.
Data-data tersebut bisa dijadikan modal utama Anda untuk membuat insight yang lebih mendalam. Anda bersama tim bisa mendiskusikan apa yang efektif dan yang tidak efektif, apa saja yang masih bisa ditingkatkan, bagaimana cara mengurangi biaya operasional, hingga strategi yang dapat dilakukan untuk menambah kepuasaan klien. Semua dapat dilakukan dengan bantuan dari database yang disediakan oleh TMS.
TMS Membebaskan Anda dari Paperwork
Paperwork bisa menjadi sebuah pekerjaan yang repetitif, membosankan, dan menyita banyak waktu. Meskipun Anda mempunyai tim khusus untuk menyelesaikan tugas paperwork, tetapi bukankah lebih baik jika seluruh pekerjaan tersebut dapat diautomatisasi? Automatisasi dokumen dapat membuat pekerjaan ini selesai lebih cepat, lebih akurat, dan lebih terorganisir.
Admin gudang dapat merekapitulasi order dengan lebih mudah, koordinator driver dapat membuat report kondisi kendaraan dan driver tanpa risiko human error, customer service dapat memahami report klien dengan lebih baik, dan manajemen dapat mengusulkan perbaikan flow dengan bantuin report logistik yang lebih reliabel. Semua dokumen akan tersentralisasi, sehingga dapat diakses melalui satu platform saja.
Dengan demikian, staff Anda tidak perlu menghabiskan waktu seharian hanya demi menyelesaikan paperwork, sehingga Anda dapat menugaskan mereka untuk melakukan pekerjaan lain yang tidak kalah esensialnya.
Itu tadi merupakan segi positif dari penggunaan TMS. Selain segi positifnya, pasti ada segi negatif yang juga melekat saat kita beralih pada sebuah ekosistem yang baru. Jadi, berikut beberapa segi negatif yang bisa jadi bahan pertimbangan Anda.
Penggunaan TMS Perlu Penyesuaian
Kami paham bahwa transisi dari tradisional menjadi modern akan memerlukan waktu dan usaha. Sistem yang telah berjalan dalam perusahaan Anda sudah dilakukan selama bertahun-tahun. Untuk memasukkan sistem baru yang barangkali masih dianggap asing tidak bisa dilakukan hanya dalam waku sekejap.
Dimulai dari pihak manajemen, pertama-tama lakukan evaluasi ulang terhadap keseluruhan sistem pada perusahaan Anda. Manakah bagian yang perlu dipertahankan, mana yang bisa ditingkatkan, serta mana yang sebaiknya ditinggalkan. Dari situ Anda dan tim akan mendapat gambaran mengenai ekspektasi apa yang Anda harapkan setelah mengadaptasi teknologi dari TMS.
Kedua, Anda harus melakukan sosialisasi kepada seluruh jajaran staff yang terlibat dalam proses operasional, termasuk driver. Anda bisa memberikan pengertian bahwa teknologi TMS ini dihadirkan sebagai bentuk dukungan untuk mereka. Meskipun proses adaptasinya mungkin akan sulit, tetapi tujuan akhirnya ialah supaya memudahkan pekerjaan mereka dalam jangka waktu panjang.
Namun, sebenarnya Anda tidak perlu khawatir. McEasy memiliki tim yang selalu siap standby membantu Anda ketika masa transisi tersebut. Anda juga dapat berkonsultasi dengan tim kami guna menentukan produk TMS mana yang paling cocok diadaptasikan dalam perusahaan Anda.
Bagi Sebagian Orang, TMS Dianggap Tidak Murah
Investasi teknologi masih sering dianggap sebagai investasi dengan biaya yang tidak murah. Di satu sisi, anggapan ini muncul karena hasil nyata dari penggunaan teknologi tidak bisa langsung dirasakan dalam sekejap, tetapi harus dilihat secara jangka panjang. Dengan beralih pada TMS, Anda tidak hanya mengadopsi modul atau alat-alatnya saja, tetapi juga kemutakhiran sistemnya.
Sebagai pemilik perusahaan, tentu Anda ingin memastikan bahwa Anda berinvestasi pada produk dan perusahaan yang tepat. Anda ingin supaya sistem yang Anda beli benar-benar bisa berjalan baik dengan ekosistem di perusahaan Anda. Anda juga pasti ingin memastikan seberapa jauh sistem tersebut dapat dimanfaatkan untuk meng-upgrade internal Anda.
McEasy telah memikirkan secara matang hal tersebut, sehingga Anda bebas mengajukan pertanyaan, berkonsultasi, atau melakukan riset lebih jauh mengenai teknologi TMS yang kami kembangkan. McEasy merupakan penyedia solusi digital berbasis internet dan GPS Tracker yang memang berfokus untuk menjawab kebutuhan operasional logistik dan pelacakan lokasi kendaraan Anda.
Nah, demikian ulasan singkat mengenai apa saja yang patut Anda pertimbangkan sebelum memilih untuk menggunakan TMS. Semoga ulasan di atas dapat menjadi referensi dalam pengambilan keputusan Anda kelak. Apabila Apabila Anda tertarik untuk memaksimalkan sistem dalam perusahaan logistik Anda dengan teknologi dari TMS, Anda bisa menghubungi kami untuk dapatkan demo gratis. Jadi, jangan ragu untuk menghubungi kami ya!
