Di era globalisasi ini, efisiensi armada menjadi sangat penting. Ini adalah cara mengoptimalkan setiap aspek armada, mulai dari kendaraan, pengemudi, hingga staf kantor. Semua orang yang terlibat di industri armada berperan penting dalam meningkatkan efisiensi armada agar lebih menguntungkan dalam bisnis. Kesuksesan dan kegagalan suatu bisnis transportasi sangat ditentukan oleh hal tersebut.
Kita dapat menghemat biaya operasional dan meningkatkan margin. Pemerintah juga mulai mendorong pebisnis untuk meningkatkan kinerja lingkungan, terutama industri logistik dan transportasi. Efisiensi armada adalah kunci untuk menjadi green industry. Hal ini merupakan alasan signifikan untuk mengetahui armada Anda efisien atau tidak efisien, bukan?
Strategi jangka panjang memerlukan langkah yang tepat dan jelas untuk dapat mencapai hasil optimal. Jika tidak ada tindakan nyata, strategi jangka panjang biasanya hanya akan menjadi wacana saja. Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang cara mengetahui suatu armada efisien atau tidak efisien.
1. Layanan Pelanggan
Melacak layanan pelanggan akan meningkatkan efisiensi. Beberapa metrik untuk melacak tingkat layanan pelanggan adalah lamanya waktu menjawab telepon, panggilan terputus sebelum dijawab, dan lamanya penyelesaian masalah. Layanan pelangan yang baik menunjukkan armada yang efisien.
2. Kinerja pengemudi
Bantu pengemudi Anda dengan menganalisis gaya mengemudi mereka dan memberi mereka tip atau umpan balik untuk memperbaikinya. Misalnya, jika pengemudi menggunakan armada untuk kepentingan pribadi seperti mengantarkan anaknya berangkat ke sekolah, Anda dapat menegur pengemudi. Sebaliknya, jika pengemudi menggunakan armada dengan bertanggung jawab dan sesuai jalur yang ditugaskan padanya, Anda dapat mengapresiasinya dengan memberikan tip pada satu waktu tertentu. Gunakan alat pelacak pengemudi untuk menghargai pengemudi atas gaya mengemudi mereka. Dengan cara ini, pengemudi akan bekerja lebih efisien dan tidak menyalahgunakan armada. Semakin baik kinerja pengemudi, semakin efisien bisnis armada Anda.
3. Biaya departemen per kendaraan
Biaya kendaraan paling efektif dinyatakan dan dilacak dalam rasio untuk digunakan. Ini mencakup semua biaya yang terkait dengan operasi, administrasi, dan pengelolaan kendaraan armada, termasuk gaji, tunjangan, biaya administrasi (telepon, ruang, persediaan), dan lain-lain. Semakin kecil biaya departemen per kendaraan, artinya armada semakin efisien.
4. Penggunaan Bahan Bakar
Bahan bakar, biaya variabel, setara dengan depresiasi, biaya tetap. Sejauh ini biaya variabel terbesar, bahan bakar telah menjadi perhatian khusus dalam beberapa tahun terakhir. Ini harus menjadi rasio biaya/penggunaan rupiah per kilometer. Konsumsi biaya dan volume bahan bakar dapat diukur dengan baik. Pandu serta dukung pengemudi Anda tentang cara mengoptimalkan gaya mengemudi mereka untuk meminimalkan penggunaan bahan bakar sebanyak mungkin. Semakin hemat bahan bakar, semakin efisien armada Anda.
5. Frekuensi dan Biaya Kecelakaan
Di luar kategori biaya tetap, pelacakan kecelakaan dan biayanya sangat penting. Semakin banyak kecelakaan yang dialami perusahaan, semakin besar biaya yang harus dikeluarkan. Hal ini menandakan bahwa armada Anda tidak efisien.
6. Biaya Siklus Hidup
Biaya terpenting dalam bisnis transportasi adalah biaya siklus hidup. Biaya ini mencakup biaya tetap dan variabel. Variabel yang dimaksud adalah depresiasi (biaya penyusutan yang tidak pasti sampai penjualan armada) yang dapat diperkirakan menggunakan depresiasi akuntansi atau cadangan depresiasi sewa. Biaya siklus hidup mencakup biaya untuk membeli atau menyewa, mengoperasikan, dan merawat kendaraan armada Anda.
Perawatan rutin pada armada berguna untuk mengoptimalkan kinerja dan menghindari kerusakan di pinggir jalan. Dengan menjaga kendaraan dalam kondisi optimal, Anda akan mencegah terjadinya biaya perbaikan yang mahal dan menyediakan lingkungan kerja yang baik bagi pengemudi Anda. Ini akan membantu Anda menghemat biaya dan meningkatkan kesejahteraan karyawan. Misalnya, mengawasi tekanan ban akan menurunkan biaya bahan bakar, meningkatkan kepatuhan keselamatan, dan mengurangi keausan. Semakin kecil biaya siklus hidup armada, semakin efisien armada Anda.
7. Penggunaan Kertas
Dengan alat komunikasi elektronik di era digital, musuh efisiensi adalah kertas. Puluhan tahun yang lalu, mengoperasikan armada kendaraan menghasilkan banyak rim kertas, memerlukan bank lemari arsip, arsip gantung, dan perlengkapan pencatatan kertas lainnya. Ada dokumen tertentu yang perlu dipertahankan aslinya (judul), tetapi untuk sebagian besar dokumen lainnya, salinan elektronik lebih disukai dan legal. Memo, faktur, formulir, dan kontrak dapat di scan dan disimpan dalam folder komputer, bukan folder di lemari arsip. Semakin sedikit penggunaan kertas, semakin efisien serta hemat biaya kertas dan ongkos kirim.
Jadi, bagaimana caranya agar armada lebih efisien? Mari berkenalan dengan Transportation Management System dan Vehicle Smart Management System dari McEasy yang hadir untuk menjawab kebutuhan Anda serta tantangan bisnis transportasi & logistic di masa depan.
Transportation Management System
McEasy menawarkan Transportation Management System (TMS) untuk Anda. Layanan (SaaS) untuk operasional perusahaan logistik dan transportasi dari McEasy mampu mengolah data dan dapat diintegrasikan dengan ERP perusahaan. 4 modul utama dalam McEasy TMS terintegrasi untuk menangani manajemen logistik mulai dari proses penanganan order, alokasi armada dan pengemudi, pemantauan proses pengiriman order dan pengelolaan kontrak pelanggan.
Seluruh modul TMS dari McEasy mendukung kemampuan analisa dan visualisasi data, pengaturan akses user, integrasi API dengan eksisting sistem. TMS menawarkan solusi terpadu untuk fleet management dan logistic operation dengan fitur-fitur canggih seperti menyediakan akses data ke pelanggan melalui web portal, mengontrol pesanan yang terintegrasi dengan GPS dan ERP.
TMS akan memudahkan Anda dalam memberikan layanan pelanggan yang memuaskan dan cepat tanggap, mengurangi penggunaan kertas, mengontrol kinerja pengemudi, dan mengurangi biaya departemen per kendaraan.
Vehicle Smart Management System
Selain TMS, McEasy juga menyediakan VSMS (Vehicle Smart Management System). GPS tracker yang terintegrasi dengan fleet management software, sehingga Anda dapat memantau, memperoleh data, dan mengendalikan seluruh armada (truk, bus, dan mobil) secara real-time 24/7.
Melalui GPS Pro, Anda dapat melacak posisi kendaraan secara real time, memiliki pengingat untuk servis berkala, dan memeriksa laporan pengeluaran setiap kendaraan dengan mudah dan cepat, termasuk biaya siklus hidup dan biaya penggunaan bahan bakar. Sedangkan GPS Pro Plus sudah dilengkapi dengan sensor suhu, sensor pintu, sensor bahan bakar, 2 way communication, dan speed alarm buzzer.
VSMS memiliki fitur-fitur andalan, misalnya fitur tambahan VSMS Track Vision yang dapat Anda manfaatkan untuk armada tertentu yang membutuhkan live update dengan gambar visual baik untuk kondisi dalam kendaraan ataupun sekitar kendaraan sehingga dapat mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan.
McEasy siap membantu pengelolaan armada dalam bisnis transportasi Anda sehingga Anda tidak perlu lagi repot menilai efisiensi armada Anda secara manual, seperti layanan pelanggan, kinerja pengemudi, biaya departemen per kendaraan, penggunaan bahan bakar, frekuensi dan biaya kecelakaan, biaya siklus hidup, serta penggunaan kertas. Jika semua pengelolaan armada Anda sudah beralih ke system manajemen armada digital, pastinya Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk memikirkan pengembangan bisnis logistic, mencari partner bisnis atau pelanggan, serta memiliki momen indah bersama teman dan keluarga Anda.
Jadi, sudah siapkah Anda beralih ke bisnis yang lebih efisien? Untuk informasi lebih lanjut mengenai TMS dan VSMS dari McEasy, silakan kunjungi www.mceasy.co.id/product atau segera kontak kami.
