Bukti pengiriman adalah bagian penting dari industri logistik dengan mengonfirmasi penyelesaian pengiriman.

Dengan perkembangan contactless deliveries, bukti pengiriman adalah cara terbaik untuk memberi pelanggan dan bisnis kepastian bahwa barang telah tiba dengan selamat.

Apa itu bukti pengirimannya?

Proof of Delivery (POD) adalah tanda terima pengiriman untuk mengkonfirmasi pelanggan telah menerima barang mereka. Pelanggan akan menandatangani selembar kertas atau perangkat digital pada saat kedatangan barang mereka.

POD merupakan salah satu proses krusial dalam industri logistik yang mengkonfirmasi bahwa suatu paket telah sampai di tujuan yang akurat dan dalam kondiri yang baik.

Kesalahan dapat terjadi dengan pengiriman apa pun sehingga memiliki bukti memberikan kepastian bagi penerima dan pengirim bahwa barang telah tiba dengan selamat, yang pada akhirnya mengonfirmasi penyelesaian pengiriman.

Mengapa tanda bukti pengiriman penting?

Lembar pengiriman ini sangat penting untuk bisnis pengiriman karena memberikan akuntabilitas bagi pengemudi dan memverifikasi kedatangan barang di tempat tujuan yang ditetapkan. Ini sangat penting, terutama saat menangani dokumen hukum dan keuangan, serta barang-barang rapuh.

POD hanya boleh ditandatangani jika barang tidak rusak, dalam kondisi baik, dan telah dikirim ke lokasi yang benar.

POD meningkatkan keamanan bagi pengirim dan akurasi pengiriman, serta kepuasan pelanggan. Mengingat pertumbuhan e-commerce yang berkelanjutan, POD telah menjadi bagian penting dari proses pengiriman.

Jenis dokumen tanda terima pengiriman

1. Paper POD atau bukti pengiriman kertas

paper POD adalah metode tradisional di mana pelanggan secara fisik menandatangani kertas pada saat pengiriman. Hal yang sulit tentang bukti terima kertas adalah inefisiensinya. Pengemudi harus memasukkan informasi ini ke dalam database secara manual.

Ini berarti mereka tidak dapat memberikan data waktu nyata kepada pengirim, itulah sebabnya sebagian besar operator sekarang beradaptasi dengan kecepatan operasi pengiriman yang cepat dengan POD elektronik.

2. e-POD atau bukti kirim elektronik

POD elektronik (e-POD) menggantikan pena dan kertas dengan perangkat digital yang ditandatangani penerima untuk mengonfirmasi paket mereka berhasil diterima. Mengingat tanda tangan elektronik dilakukan saat itu juga, ini mengurangi waktu antara kedatangan dan keberangkatan pengemudi. Cepat dan efisien!

Setelah penerima memberikan tanda tangannya, mereka akan menerima salinannya melalui email atau link tracking sebelumnya. Hal ini membawa transparansi pada transaksi untuk pengirim, penerima, dan bahkan tim logistik yang beroperasi di belakang layar.

3. Foto sebagai bukti penerima barang

Foto sebagai pengiriman adalah tempat pengemudi akan meninggalkan barang di depan pintu tujuan yang telah ditentukan dan mengambil foto sebagai lembar resi pengiriman. SMS atau email konfirmasi pengiriman akan melampirkan gambar ini.

Ini sangat bermanfaat bagi pelanggan yang selalu bepergian dan tidak dapat berada di sana pada waktu yang sama dengan pengemudi. Bukti foto menunjukkan bahwa barang sudah sampai dan ditempatkan dimana.

Pelanggan yang tidak berada di rumah untuk mengambil paketnya dapat meminta seseorang melakukannya dengan membagikan foto POD.

Manfaat bukti pengiriman elektronik

Bisnis yang menyediakan e-POD dapat mengharapkan peningkatan keamanan, kepuasan pelanggan, akurasi pengiriman yang lebih baik, layanan yang lebih cepat, dan lebih sedikit dokumen!

1. Lebih sedikit dokumen

Penggunaan kertas yang lebih sedikit tidak hanya bermanfaat secara ekonomi bagi lingkungan, tetapi juga berarti lebih sedikit pekerjaan kertas. Bisnis yang ingin membuat operasi pengiriman mereka lebih produktif maka e-POD adalah cara yang tepat.

POD elektronik menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual ke dalam database. Tidak ada lagi penundaan pemrosesan akibat pendistribusian informasi secara real time.

2. Kepuasan pelanggan

Memenuhi harapan pelanggan hari ini adalah tugas yang sulit. Mereka ingin melihat persis di mana pesanan mereka dari awal sampai akhir.

Memberikan layanan prima sangat penting dalam hal retensi pelanggan dan meningkatkan reputasi bisnis Anda.

Dengan POD elektronik, pelanggan menerima verifikasi barang mereka telah tiba tanpa harus menelepon untuk mendapatkan informasi. Tergantung pada jenis sistem e-POD, Anda dapat menawarkan pemberitahuan kepada pelanggan sebelum dan sesudah kedatangan pengemudi melalui SMS atau email, dan link pelacakan langsung.

Ini memungkinkan Anda untuk membangun kepercayaan dan loyalitas dengan pelanggan Anda.

3. Layanan lebih cepat

Bergantung pada jenis sistem e-POD, data dapat dikirimkan secara real time dan menghilangkan kebutuhan pengemudi untuk kembali ke kantor dan memproses tumpukan dokumen di penghujung hari. Jauh lebih cepat daripada bukti kirim tradisional!

Anggota tim Anda juga akan berkomunikasi melalui aplikasi alih-alih melakukan sejumlah panggilan telepon. Dengan begitu penyampaian informasi menjadi jelas dan mengurangi potensi kesalahpahaman.

4. Akurasi meningkat

Bukti kirim kertas terbatas pada berapa banyak detail pengiriman yang dapat dikumpulkan. Di situlah POD elektronik masuk.

Anda dapat mengambil bukti foto dari suatu barang dan menangkap lokasi yang tepat di mana barang itu ditempatkan, nama penerima, konfirmasi tanda tangan, tanggal dan waktu kedatangan.

Mengakses informasi ini memberi bisnis wawasan yang lebih baik tentang apa yang terjadi sepanjang hari dan barang apa yang berhasil dikirim.

Tingkatkan kepuasan pelanggan dengan efisiensi pengiriman Anda dengan McEasy

Pengiriman yang cepat, tepat, dan efisien kini menjadi kunci utama dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan solusi Delivery Management dari McEasy, Anda dapat mengoptimalkan proses pengiriman secara menyeluruh. Mulai dari perencanaan rute yang lebih efisien, pelacakan pengiriman secara real-time, hingga pemberitahuan otomatis kepada pelanggan—semua dirancang untuk meningkatkan pengalaman mereka.

McEasy juga memberikan kemudahan untuk para pengemudi menerima detail dari seluruh daftar penugasan melalui Driver Management. Kegiatan operasional akan lebih transparan karena melalui Driver Management anda dapat melihat riwayat pengiriman dengan mudah dan efisien.

Tidak hanya itu, sistem kami membantu Anda mengurangi biaya operasional dengan meminimalkan waktu tempuh dan penggunaan bahan bakar. Jadikan pengiriman Anda lebih andal dan profesional dengan teknologi canggih dari McEasy, dan lihat bagaimana kepuasan pelanggan Anda meningkat pesat!